Onlinewache ist nur der letzte Schritt: Warum effizientes Diebstahlmanagement viel früher beginnt

Die Digitalisierung von Strafanzeigen ist für viele Handelsunternehmen ein wichtiges Thema. Insbesondere bei großen Filialnetzen stellt sich schnell die Frage: Können erfasste Ladendiebstähle direkt digital an die zuständige Polizei bzw. Onlinewache übermittelt werden? 

Diese Frage ist berechtigt. Gleichzeitig greift sie zu kurz. 

Denn die Übermittlung an die Onlinewache ist nur ein einzelner Schritt am Ende eines deutlich größeren Prozesses. Der wesentlich größere Effizienzgewinn entsteht bereits vorher – nämlich dann, wenn der gesamte Ablauf rund um einen Ladendiebstahl einheitlich, digital und über alle Filialen hinweg standardisiert wird. 

Der eigentliche Aufwand entsteht vor der Strafanzeige 

Ein Ladendiebstahl löst im Handel zahlreiche Folgeprozesse aus. Personen- und Tatdaten müssen aufgenommen, gestohlene Waren dokumentiert, Zeugen erfasst, Strafanzeigen vorbereitet, gegebenenfalls Vertragsstrafen verwaltet und Informationen für Revision und Sicherheitsmanagement bereitgestellt werden. 

Gerade bei großen Filialorganisationen entsteht zusätzlicher Aufwand, wenn diese Prozesse nicht einheitlich organisiert sind. 

Unterschiedliche Formulare, lokale Excel-Listen, Papierdokumente oder individuelle Abläufe führen dazu, dass Informationen mehrfach erfasst werden, Rückfragen entstehen und Daten später nur mit erheblichem Aufwand ausgewertet werden können. 

Genau hier setzt Sherlock an.

Ein Prozess für alle Filialen 

Sherlock bildet den gesamten Prozess des Diebstahlmanagements zentral ab. 

Filialmitarbeiter, Detektive, Detekteien, Revision und Zentrale arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis und innerhalb definierter Prozesse. 

Dadurch können unternehmensweit einheitliche Standards geschaffen werden: 

• Welche Informationen müssen bei einem Vorfall erfasst werden? 
• Welche Pflichtangaben sind erforderlich? 
• Welche Dokumente werden erstellt? 
• Wer darf welche Daten sehen oder bearbeiten? 
• Welche Folgeprozesse werden anschließend ausgelöst? 

Der entscheidende Vorteil liegt darin, dass diese Abläufe nicht in jeder Filiale neu organisiert werden müssen, sondern zentral vorgegeben werden können.

Aus einzelnen Vorfällen werden verwertbare Daten 

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der zentralen Erfassung ist die Auswertbarkeit. 

Wenn alle Filialen Vorfälle nach denselben Strukturen dokumentieren, entsteht eine unternehmensweit vergleichbare Datenbasis. 

Damit lassen sich beispielsweise Fragen beantworten wie: 

Welche Filialen weisen besonders viele Vorfälle auf? Welche Sortimente oder Artikel sind besonders betroffen? Zu welchen Uhrzeiten treten Aufgriffe gehäuft auf? Welche Diebstahlmethoden werden verwendet? Wie effektiv arbeiten eingesetzte Detekteien? Wie entwickeln sich Warenwerte, Vertragsstrafen oder andere Kennzahlen? 

Damit wird aus der reinen Dokumentation einzelner Ladendiebstähle ein Instrument für Revision, Prävention und Sicherheitsmanagement. 

Die Onlinewache als digitaler letzter Schritt 

Ist der vorgelagerte Prozess bereits digitalisiert und standardisiert, wird auch die Übermittlung an die Polizei deutlich einfacher. 

Die für eine Strafanzeige notwendigen Daten sind dann bereits vollständig und strukturiert vorhanden. Eine Onlinewachen-Schnittstelle muss diese Informationen im Wesentlichen nur noch an die dafür vorgesehene Infrastruktur übergeben. 

Damit wird deutlich: Die technische Anbindung der Onlinewache ist wichtig – sie ist jedoch nicht der Ausgangspunkt der Digitalisierung, sondern der konsequente letzte Schritt eines bereits digitalen Prozesses. 

Aktueller Stand der Anbindung 

Aktuell sind nach unserem derzeitigen Stand bereits folgende Bundesländer an die entsprechende Großkundenschnittstelle angebunden: 

Hessen, Saarland, Rheinland-Pfalz und Thüringen. 

Weitere Bundesländer befinden sich in Vorbereitung bzw. Umsetzung. Hierzu zählen nach aktuellem Planungsstand insbesondere: 

Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Schleswig-Holstein, Niedersachsen, Sachsen-Anhalt, Brandenburg und Berlin. 

Für Bayern und Nordrhein-Westfalen wird eine Umsetzung derzeit für 2026/2027 erwartet. 

Der konkrete Zeitplan liegt bei den jeweiligen Bundesländern und kann sich entsprechend verändern. 

Für Unternehmen bedeutet das: Ist der interne Prozess bereits mit Sherlock vereinheitlicht und digitalisiert, reduziert sich der Aufwand bei der späteren Aufschaltung weiterer Bundesländer erheblich. Sobald die entsprechende Schnittstelle auf Landesseite zur Verfügung steht und freigeschaltet werden kann, ist der Prozess auf Unternehmensseite bereits vorbereitet. 

Standardisierung ist der eigentliche Effizienzhebel 

Der entscheidende Nutzen entsteht daher nicht erst bei der digitalen Übermittlung einer Strafanzeige. 

Er beginnt deutlich früher: 

einheitliche Prozesse über alle Filialen, vollständige und vergleichbare Daten, weniger manuelle Arbeit, weniger Medienbrüche, zentrale Steuerung und bessere Auswertungsmöglichkeiten. 

Die Onlinewache ergänzt diesen durchgängigen Prozess anschließend um einen weiteren automatisierten Schritt. 

So entsteht aus vielen einzelnen Vorgängen in den Filialen ein zentral gesteuerter digitaler Prozess – vom Aufgriff bis zur Auswertung und Weiterverarbeitung.