Le dépôt de plainte en ligne n’est que la dernière étape : pourquoi une gestion efficace des vols commence bien plus tôt
La numérisation du dépôt de plainte est un sujet important pour de nombreuses enseignes. Pour celles qui disposent d’un vaste réseau de magasins, une question se pose rapidement : les vols à l’étalage enregistrés peuvent-ils être transmis directement par voie numérique aux services de police compétents ou à leur portail de dépôt de plainte en ligne ?
Cette question est légitime. Elle ne couvre toutefois qu’une partie du sujet.
La transmission à l’« Onlinewache », le portail allemand de dépôt de plainte en ligne auprès de la police, n’est qu’une étape à la fin d’un processus bien plus large. Les gains d’efficacité les plus importants interviennent en amont, lorsque l’ensemble du traitement d’un vol à l’étalage est harmonisé, numérisé et standardisé dans tous les magasins.
L’essentiel du travail intervient avant le dépôt de plainte
Dans le commerce, un vol à l’étalage déclenche de nombreuses opérations. Il faut recueillir les données personnelles et les informations sur les faits, documenter les marchandises volées, enregistrer les témoins, préparer les plaintes et, le cas échéant, gérer les pénalités contractuelles. Des informations doivent également être mises à disposition des équipes d’audit interne et de gestion de la sécurité.
Dans les grands réseaux de magasins en particulier, ces tâches génèrent une charge de travail supplémentaire lorsque les processus ne sont pas organisés de manière homogène.
La diversité des formulaires, les fichiers Excel locaux, les documents papier ou les procédures propres à chaque magasin entraînent des saisies multiples, des demandes de précisions et des données dont l’analyse nécessite ensuite des efforts considérables.
C’est précisément là qu’intervient Sherlock.
Un processus commun à tous les magasins
Sherlock centralise l’ensemble du processus de gestion des vols.
Les collaborateurs en magasin, les inspecteurs de magasin, les sociétés de surveillance, les équipes d’audit interne et le siège travaillent à partir d’une base de données commune et selon des processus définis.
Cela permet d’établir des règles homogènes à l’échelle de l’entreprise :
- Quelles informations doivent être recueillies lors d’un incident ?
- Quelles données sont obligatoires ?
- Quels documents sont générés ?
- Qui peut consulter ou modifier quelles données ?
- Quels processus sont ensuite déclenchés ?
L’avantage essentiel est que ces procédures peuvent être définies de manière centralisée, sans devoir être réorganisées dans chaque magasin.
Des incidents individuels aux données exploitables
Un autre avantage majeur de la saisie centralisée réside dans les possibilités d’analyse.
Lorsque tous les magasins documentent les incidents selon une structure commune, l’entreprise dispose d’une base de données comparable à l’échelle de son réseau.
Elle peut ainsi répondre à des questions telles que :
Quels magasins enregistrent un nombre particulièrement élevé d’incidents ? Quelles gammes de produits ou quels articles sont les plus touchés ? À quelles heures les interpellations sont-elles les plus fréquentes ? Quelles méthodes de vol sont utilisées ? Quelle est l’efficacité des sociétés de surveillance mobilisées ? Comment évoluent la valeur des marchandises volées, les pénalités contractuelles ou d’autres indicateurs ?
La simple documentation des vols à l’étalage devient ainsi un outil au service de l’audit interne, de la prévention et de la gestion de la sécurité.
Le dépôt de plainte en ligne comme dernière étape numérique
Lorsque le processus en amont est déjà numérisé et standardisé, la transmission aux services de police devient elle aussi beaucoup plus simple.
Les données nécessaires au dépôt de plainte sont alors déjà complètes et structurées. L’interface avec le portail de dépôt de plainte en ligne doit essentiellement transmettre ces informations à l’infrastructure prévue à cet effet.
Le rôle du raccordement technique apparaît ainsi clairement : il constitue une étape importante, qui vient logiquement finaliser un processus déjà numérique.
État actuel du raccordement
Selon les informations dont nous disposons actuellement, les Länder allemands suivants sont déjà raccordés à l’interface destinée aux grandes organisations :
la Hesse, la Sarre, la Rhénanie-Palatinat et la Thuringe.
Le raccordement d’autres Länder est en préparation ou en cours de mise en œuvre. Selon la planification actuelle, il s’agit notamment des Länder suivants :
le Bade-Wurtemberg, Brême, Hambourg, le Mecklembourg-Poméranie-Occidentale, la Saxe, le Schleswig-Holstein, la Basse-Saxe, la Saxe-Anhalt, le Brandebourg et Berlin.
Pour la Bavière et la Rhénanie-du-Nord-Westphalie, la mise en œuvre est actuellement attendue en 2026/2027.
Le calendrier précis relève de chaque Land et peut évoluer.
Pour les entreprises, cela signifie que si leur processus interne est déjà harmonisé et numérisé avec Sherlock, les efforts nécessaires au raccordement ultérieur d’autres Länder sont considérablement réduits. Dès que l’interface correspondante est disponible et peut être activée du côté du Land, le processus est déjà prêt du côté de l’entreprise.
La standardisation est le véritable levier d’efficacité
Les principaux bénéfices apparaissent donc bien avant la transmission numérique d’une plainte.
Ils commencent par :
des processus homogènes dans tous les magasins, des données complètes et comparables, moins de tâches manuelles, moins de ruptures entre les supports et les systèmes, un pilotage centralisé et de meilleures possibilités d’analyse.
Le dépôt de plainte en ligne complète ensuite ce processus de bout en bout par une étape automatisée supplémentaire.
Les nombreux dossiers traités individuellement dans les magasins s’inscrivent ainsi dans un processus numérique piloté de manière centralisée, de l’interpellation à l’analyse et aux traitements ultérieurs.